Comment organiser son espace de travail
Le 21 mars, c’est la Journée Mondiale du rangement de bureaux. Pour l’occasion, j’ai décidé de vous partager les meilleures astuces pour organiser votre espace de travail, l'aménager, le ranger ou simplement reprendre possession de votre espace de travail pour une meilleure productivité !
En effet, le bureau est l’endroit où vous passez le plus de temps, encore plus depuis que le télétravail est devenu monnaie courante. Pour cela, il doit contribuer à la productivité et vous faire gagner du temps. Comment faire pour organiser son espace de travail de manière optimale ? Si vous ne savez plus où donner de la tête, que le rangement de votre bureau passe au second plan parce que vous avez trop de travail, voici quelques pistes pour clarifier votre esprit et votre espace de travail !
Un endroit dédié pour son espace travail
La première étape pour bien organiser son espace de travail est de définir le type d’environnement où vous travaillez.
Vous travaillez de chez vous ? Dans une pièce dédiée ou dans le séjour ? En entreprise ? Dans un bureau privé ou en open space ?
Ce sont de simples questions qui déjà peuvent vous aider à connaître les limites mais aussi les différentes possibilités pour organiser votre espace de travail.
Par exemple, si vous travaillez principalement de chez vous, il est important de se créer un véritable espace bureau pour séparer vie professionnelle et vie familiale. Fini de travailler sur le plan de travail de la cuisine, la table de la salle à manger ou dans le divan. L’idéal est évidemment de disposer d’une pièce dédiée, dont on pourra fermer la porte pour éviter d’être dérangé. Si, pour diverses raisons, cela n’est pas possible, trouvez le moyen de séparer vie professionnelle et privée, en prenant la peine de ranger toutes vos affaires de travail une fois votre journée terminée, afin que l’une ne colonise pas l’autre. Si l’espace vous le permet, un petit bureau d’appoint, un secrétaire que vous pouvez aisément refermer, vous permettra déjà d’y voir plus clair.
En entreprise, lorsque vous êtes en open space, vous devez jongler avec vos propres habitudes mais aussi celles de vos collègues. Tâchez dès lors de disposer d’un espace de travail clair et net, où l’un de vos collègues ne risque pas de déplacer un document ou l’autre ou de vous emprunter vos affaires car elles trainent sur le bureau.
Bien choisir son bureau pour organiser son espace de travail
Alors, croyez-le ou non mais ce n’est pas parce que vous allez payer votre bureau une fortune que vous travaillerez mieux. Dommage non ? Le tout est d’évaluer vos besoins. En plus de faciliter vos tâches quotidiennes, votre bureau se doit d’être confortable et accueillant.
Si vous travaillez de manière créative et visuelle, avec de nombreux accessoires et ustensiles, un bureau minimaliste et sans aucun rangement arrivera vite à saturation et vous serez assailli sans avoir d’espace où réellement travailler. Un plateau sympa avec tréteaux et caissons à tiroirs peut déjà combler bon nombre d’utilisateurs, pour un coût tout à fait abordable.
Dans l’idéal, niveau taille, on tâche de privilégier un bureau de minimum 120x60 cm, mais 140x80 cm est l’idéal afin de jongler entre le travail sur l’ordinateur et autres documents papiers. Pour la matière, on va dire que c’est aux goûts de chacun, mais d’expérience, je vous déconseille le noir. Le verre est pratique et hygiénique mais plus fragile que le bois ou le stratifié, et il laisse aussi de jolies traces de doigts.
Pour la chaise de bureau optez avant tout pour un fauteuil ergonomique qui soutient les lombaires et permet de reste droit avant de privilégier le design, même si les deux sont tout à fait conciliables. Tout dépend du budget.
Attention également que l’équipement que vous utilisez quotidiennement pour travailler dans votre bureau peut favoriser ou diminuer votre efficacité. Pour cela, assurez-vous de choisir des instruments fonctionnels et efficaces que ce soit pour l’ordinateur, la souris, l’imprimante, etc.
Un bureau fonctionnel
Afin d'organiser au mieux son espace de travail, le bureau doit être un endroit fonctionnel où chaque chose est à sa place. Pour cela, je vous conseille d’organiser le bureau en trois zones.
- Zone de travail active : l’endroit où se trouve tout ce dont vous avez besoin pour travailler la majeure partie du temps. Cela peut se composer de votre ordinateur, votre téléphone, un carnet, l’imprimante et les fournitures nécessaires.
- Zone de transit : concerne les dossiers en cours auxquels j’aurais éventuellement besoin pour l’un(e) ou l’autre projet/tâche.
- Zone de classement : sert pour les papiers divers. Les factures à payer, le courrier à traiter, les documents à classer ou simplement ce qui est à jeter.
Prenez également l'habitude de nettoyer votre espace de travail avant chaque week-end pour éviter de recommencer la semaine avec une épine dans le pied !
Souvent, on utilise des feuilles volantes pour une note, un rappel, un rdv. C’est la mauvaise habitude pour conserver tout et n’importe quoi et surtout oublier de vous en servir ou de vous rappeler à quoi cela se rapporte réellement.
Préférez les carnets To Do List, ou encore un tableau Excel pour centraliser vos idées et n’hésitez pas à utiliser un agenda électronique avec des rappels. Les post-it ou les surligneurs peuvent être utiles suivant le travail que vous réalisez mais faites attention à ne pas en abuser.
Et comme je dis toujours, un bureau bien rangé procure de la quiétude à votre espace de travail ainsi qu'à votre esprit. Vous perdrez également moins de temps à chercher vos affaires !
Classez intelligemment pour optimiser l'organisation de son espace de travail
Combien de fois vous ne vous êtes pas retrouvé en quête d’un post-it égaré, une facture impayée disparue, ou un document important introuvable, car (trop ) souvent mal classé ? Ne cherchez pas, cela est déjà arriver à tout le monde, et ça favorise l’énervement au travail, nous fait perdre du temps, et surtout, de la productivité. Pour vous aider à cela, le tout est d’avoir une méthode de classement intelligente !
Tout d’abord, ayez recours à des boîtes, des dossiers, des armoires, rangez les choses de votre bureau où elles doivent être, par catégories, et évitez de laisser les choses traîner. Pensez à prévoir un espace pour les documents que vous ne pouvez pas ranger dans l’immédiat, mais n’en abusez pas.
Voici d’ailleurs quelques astuces efficaces pour trouver une bonne méthode de classement :
- Sur votre ordinateur, hiérarchisez tous vos documents pour facilement vous y retrouver. Pensez à Google Drive, c’est un outil hyper pratique et auquel vous pouvez avoir accès partout, même sur votre téléphone. Pour hiérarchisez vos documents pensez à un classeur. Un dossier principal, le classeur, divers dossiers et sous-dossiers, les intercalaires. N’oubliez pas de faire de même avec votre boite mail. Sur Gmail vous avez la possibilité de créer des catégories et des libellés où vos e-mails se classent d’eux-mêmes. Cela sera bien plus facile pour traiter les e-mails importants des diverses publicités. Quand on a aucune réelle organisation au début, ça prend du temps mais une fois que l’habitude est installée, vous gagnez un temps fou.
- Dans vos rangements, classez les fournitures à usage ponctuel, comme l’agrafeuse, la perforatrice, les ciseaux, la colle, documents sensibles et affaires personnelles.
- Si vous disposez d’une armoire, rangez-y, les dossiers, les archives, les factures, les dossiers clients, catalogues et autres documents classés ou à usage occasionnel.
- Pour les documents en cours, les factures ou les dossiers récents, privilégiez une bibliothèque ouverte ou une armoire facilement accessible, comme au-dessus du bureau, ou juste à côté. N’oubliez pas de profiter de toute la hauteur des murs pour gagner en rangements sans perdre de la place.
Les équipements de bureau tels que des trieurs, pot à crayon, classeurs, meubles à tiroirs ou boîtes de rangement sont autant d’accessoires qui permettent de trier intelligemment, pour mieux s’y retrouver.
D’ailleurs, petite astuce si vous travaillez en entreprise, prévoyez une sorte de boîte de réception sur votre bureau, ou à l’entrée. Ainsi, si vous travaillez avec d’autres personnes, ils sauront où placer les documents en votre absence, de façon à ce que vous puissiez les traiter à votre retour.
Une décoration qui appelle la créativité et la productivité pour travail
Saviez-vous que l’aspect visuel de votre espace de travail influence votre état émotionnel ? La décoration joue un rôle essentiel et peut soit éveiller votre créativité, soit simplement vous donner envie d'aller travailler ailleurs.
Dans mon métier, j’ai déjà rencontrer divers clients qui me demandent de réorganiser et de décorer leur espace de travail à domicile car ils n'arrivent pas à y rester toute la journée, simplement parce qu’ils ne s’y sentent pas bien. Cela cause de la procrastination et fait perdre un temps considérables dans les différentes tâches à accomplir au quotidien.
Pour y remédier, faites de votre bureau un lieu inspirant et motivant. Que celui-ci corresponde à votre personnalité, vos gouts du moment, sans pour autant l’encombrer de décorations, qui causeraient l’inverse de l’effet escompter. Décorer son espace de travail, c’est comme identifier son environnement. Vous pouvez vous faire plaisir, mais devez aussi parfois composer avec l'espace dont vous disposez.
Voici quelques astuces :
- Tâchez de mettre en valeur la lumière naturelle et les pièces avec fenêtres;
- N’oubliez pas d’habiller vos fenêtres pour apporter du cachet et réduire l’écho;
- Optez principalement pour des teintes claires et lumineuses;
- Variez les points lumineux suivant votre utilité;
- Apportez une touche cosy par un tapis, un fauteuil, des coussins ou de la petite décoration;
- Optez pour un nombre de rangements suffisant à vos besoins;
- Veuillez à la disposition stratégique de chaque élément afin d’éviter les reflets, les déplacements inutiles et l’encombrement de la pièce. (Ne pas hésiter à faire un plan au préalable);
- Ajoutez un cadre ou l’autre, une étagère, une petite plante ou une bougie parfumée mais tâchez de rester minimaliste pour ne pas avoir trop d’encombrement et toujours privilégier un grand espace de travail.
Conclusion
Pour conclure, je tiens à dire qu’il n’y a aucun plan tout tracé pour réussir à bien aménager son espace de travail. Cela dépend de vos besoins et de vos habitudes. C’est pourquoi, j’ai écrit cet article sous la forme d’un guide pour éveiller vos propres besoins…
Sachez toutefois que le meilleur espace de travail c’est celui dans lequel vous aurez du plaisir à travailler et où vous pourrez exprimer votre potentiel et mobiliser les ressources pour travailler efficacement. Et vous, quels sont vos trucs et astuces pour être plus productif au travail ?
