Ma vie d’entrepreneuse : l’outil qui me permet d’organiser mon quotidien
Cela fait maintenant 10 ans que j’ai créé ma propre entreprise, et cela fait plus de 2 ans que j'ai lancé mon agence de marketing. En 2 ans, mon activité est passée de 2 personnes à plus de 10 personnes à gérer quotidiennement, et d'une poignée de clients à des dizaines de clients par mois. Autant vous dire que je n’aurais pas pu suivre cette croissance sans automatiser une partie de mes processus, ma santé mentale en aurait pâti, et la qualité de mon travail aussi, étant donné que mes tâches administratives m’auraient pris une grande partie de mon temps ! C'est pourquoi qu'aujourd'hui je vais parler d'Odoo.
Comment trouver le bon logiciel de gestion
Dès que j'ai lancé mon agence, j'ai souhaité implémenter un logiciel de gestion afin d’automatiser, dans un premier temps, les tâches de production de devis et de facturation. Après une rapide analyse du marché, j’ai décidé de me tourner vers le logiciel de gestion Odoo. Spoiler alert : 2 ans plus tard, je suis devenue accro et poursuis l'implémentation d’Odoo dans les autres pôles de mon activité !
Pourquoi Odoo ?
Ce qui m'a convaincue, dans un premier temps, c'est la facilité d'implémentation. Autant le dire, je suis peut-être une experte en réseaux sociaux et en droit, mais je ne suis pas comptable ! Je souhaitais donc m'orienter vers un logiciel facile à comprendre et intuitif. Après mon premier appel de présentation du programme, j'étais déjà convaincue par l'interface épurée, simple et logique d’Odoo.
Première étape d'implémentation : la comptabilité
Afin que vous puissiez mieux comprendre comment Odoo a, dans un premier temps, simplifié les heures que je passais à faire ma comptabilité, il faut que je vous explique comment cela fonctionnait avant et comment Odoo a simplifié les choses !
Première chose à savoir : je suis perfectionniste. J’ai besoin de vérifier que mes comptes sont à jour, que tout est correct, sinon je n'en dors pas la nuit et j’étais une angoissée des trimestres TVA et impôts, je vérifiais donc tout de manière régulière.
Comment je gérais ma comptabilité avant
J’ai toujours eu deux personnes qui travaillaient avec moi pour réaliser les devis. Une première personne s'occupait des devis pour l'activité d'influenceuse, et une autre pour l'activité d'Atelier Milky. Quand j’ai lancé l’agence, on s'est retrouvés avec un problème : pour suivre la numérotation des devis, il fallait que ces deux personnes se consultent pour ne pas superposer les numérotations. Cela valait pour les devis, mais aussi pour les factures, ce qui était encore plus grave. Elles avaient donc chacune leurs jours pour créer des devis et des factures, mais elles se consultaient régulièrement pour vérifier que tout était en ordre. Je ne parle même pas du temps que cela prenait pour créer un devis, à réécrire dans un fichier Excel toutes les lignes d'achats de services !
Ensuite, c’était à moi de recevoir l'argent et de réconcilier les paiements. Je vérifiais donc chaque semaine mes relevés bancaires pour savoir qui avait payé, et j'envoyais des rappels quand les factures étaient en retard. Sauf que je n’avais pas toujours les bonnes adresses e-mail, donc je devais redemander à la personne qui avait émis la facture quelle adresse e-mail utiliser pour le rappel. Encore une fois, cela me prenait beaucoup de temps, car la plupart des clients payent en retard (hum).
Une fois tout cela encodé, cela passait entre les mains d'un comptable qui reprenait le tout. Bien évidemment, nous sommes des êtres humains, et même si je suis perfectionniste, je suis souvent débordée, et nous nous retrouvions souvent avec des erreurs : numéros de factures en doublon, factures de rappel non envoyées, donc d'énormes retards de paiements, factures perdues, et la recherche du responsable, bref, c'était compliqué.
Tout cela était réuni dans un tableau Excel où j'encodais les paiements, les devis et les factures, afin de suivre la croissance et d'analyser les résultats. C'était vraiment très approximatif, car si je loupais une semaine ou deux, j’étais complètement submergée pour mettre tout à jour.
Comment Odoo m’a simplifié la vie
Avec Odoo, c'est très simple : je ne dois plus rien faire de tout cela. Tout est automatisé, et il n'y a plus aucune erreur. Ce qui me prenait avant plusieurs heures, se fait en quelques clics.
Comment cela fonctionne-t-il ? À travers l'application "CONTACT", nous créons la fiche du client. Dans cette fiche client, nous pouvons encoder plusieurs personnes de contact en fonction de leur rôle dans l'entreprise (facturation, etc.). Ensuite, sur cette même fiche, le devis peut être créé.
En créant le devis, le client et ses coordonnées sont déjà encodés. Ensuite, il suffit de sélectionner chaque article de service que le client souhaite, les réductions éventuelles, et les descriptions du service étant pré-configurées, tout s'encode automatiquement. S'il y a des nuances, elles sont modifiées, puis le devis est directement envoyé par e-mail depuis Odoo.
Ensuite, au fur et à mesure que notre travail avance, nous indiquons dans le devis ce qui est livré. Si l’on travaille sur une longue durée, nous pouvons déjà facturer ce qui a été livré au client de manière mensuelle.
Encore une fois, cela se fait en un clic dans Odoo. Depuis le devis, nous créons la facture, qui ne contient que ce qui a été livré, si nous le souhaitons, nous vérifions le contenu de la facture, et nous l'envoyons au client.
Si le client ne paie pas, les rappels sont envoyés automatiquement, et je suis prévenue quand je dois passer à l'étape de la mise en demeure.
Un suivi se fait ensuite : une date d'expiration est envoyée, et si le client ne signe pas, les rappels de signature sont envoyés automatiquement. Une fois le devis signé, il se transforme en bon de commande, et nous pouvons commencer la production.
Aller plus loin
Bien évidemment, une fois cela fait avec Odoo, vous pouvez utiliser de merveilleux outils d'analyse, avec des filtres, pour analyser les résultats, que ce soit par commercial, par produit, par année, par trimestre... bref, tout est possible, et cela se fait aussi en deux clics.
Je parle dans cet article uniquement de l'application "comptabilité", qui est la première que j’ai implémentée, mais depuis nous avons également installé toutes les applications RH (employés, dépenses, congés, évaluations…) qui me simplifient énormément la vie ! Les possibilités sont vraiment nombreuses.
Une cliente convaincue à 1000%
Autant vous le dire, JE SUIS SUPER HEUREUSE, et je ne regrette pour rien au monde d’avoir implémenté ce système. Je ne rentre pas dans les détails de tout, car chaque entreprise a des besoins différents. Mais j'espère que mon expérience pourra vous aider à y voir plus clair et à gagner du temps dans votre activité.
Je suis sincèrement convaincue que l'administratif ne devrait pas vous prendre plus que quelques heures par semaine. Le reste du temps doit être consacré à créer, produire, faire grandir son activité. Plus votre activité grandira, plus les charges administratives s'alourdiront. Avant, je faisais 8 factures par mois, c'était gérable. Maintenant, nous en émettons des centaines ! Si je n'avais pas implémenté ce logiciel, nous n'aurions pas pu grandir aussi vite, car je n'aurais pas pu suivre la charge de travail, ou alors j'aurais dû engager quelqu'un en interne pour s'en occuper.
*Sponsorisé par Odoo*
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Commentaires
Ah chouette comme explication, je vais me renseigner un peu plus en profondeur mais ça fait 5 ans que je gère la comptabilité seule et maintenant que bébé est arrivé, j’ai encore moins envie de perdre du temps avec ça !
Merci beaucoup ☺️