10 conseils pour être plus productive au quotidien

Vous le savez, je combine au quotidien plusieures vies : blogueuse à temps plein, étudiante en master en droit, et aussi (parce que c’est aussi un boulot haha) femme au foyer ! Je me disais donc qu’un article un peu différent sur l’organisation et la productivité pouvait être intéressant. Voici donc mes dix conseils pour être plus productive au quotidien. Car oui, depuis que j’ai trouvé mon organisation, je remarque que je suis beaucoup moins stressée, je travaille de façon beaucoup plus efficace et je ne suis plus dans un rush constant à courir partout pour tenter de terminer ce que je dois faire.

1. Fixez vous des objectifs réalisables et raisonnables. Premier point, le plus important selon moi. Avant j’avais tendance à me faire des « to-do lists » longues comme le bras. J’arrivais donc en fin de journée en ayant réalisé la moitié de celles-ci. Résultat, on a l’impression de ne pas avoir été assez productive, d’avoir perdu son temps, et on n’est pas satisfaite de soi en fin de journée. C’est donc quelque chose de très important, fixez vous des objectifs pour la journée, des choses à faire, mais sans vous surcharger. Vous n’en tirerez rien de positif : le travail sera bâclé pour aller plus vite et vous serez éreintée en fin de journée sans en tirer aucune satisfaction personnelle. Tandis que si vous vous êtes fixé une liste de tâches réalisables, que vous avez évalué le temps que chacune prendra, et qu’en fin de journée vous atteignez votre but, vous en serez satisfaite et vous aurez le sentiment du travail accompli. Vous en dormirez d’autant mieux !
2. Ayez une vision globale de votre semaine. Fixez vous des objectifs par journée, mais aussi par semaine. Voyez ce que vous devez faire d’ici la fin de semaine et répartissez les tâches en fonction des jours de manière raisonnable. N’essayez pas de vous mettre une tonne de choses le lundi et puis « voir où vous en serez pour le reste après », la charge de travail vous paraitra insurmontable.
3. Groupez les tâches. Autre chose que j’ai pu retenir de mon début de carrière professionnelle, c’est que grouper les tâches qui vont ensemble est essentiel. Si vous devez travailler à la maison sur l’ordinateur, arrangez-vous pour combiner mails, rédaction, retouches photos (dans mon cas), comptabilité,  etc. Si vous devez passer plusieurs coups de téléphone, programmez les uns à la suite des autres afin de ne pas répondre en pleine rédaction de mail ou comptabilité. Si vous devez faire des choses en dehors de chez vous, groupez les également en fonction des lieux où vous devez vous rendre afin de ne pas perdre de temps sur la route. Cela rejoint un peu le point 2, si vous avez une vision globale de votre semaine, et que vous savez que le lendemain vous aurez un rendez-vous à tel endroit, vous pouvez très bien reporter cette tâche au lendemain et y aller avant ou après votre rendez-vous afin de gagner du temps sur le jour précédent !
4. Utilisez des applications de calendrier pour vous organiser. Personnellement, j’utilise sur mon MAC la fonction calendrier et elle offre déjà pas mal de fonctionnalités différentes : je note tous mes rendez-vous, les lieux, je calcule avec Waze le temps qu’il me faudra pour y aller à l’avance afin (d’essayer) de ne pas être en retard. Je prépare également tous mes posts à l’avance, mets éventuellement des rappels sonores, des notes, joints des PDF … Vous pouvez faire un tas de choses!  Le tout est synchronisé sur mon CLOUD et se met à jour automatiquement sur chacun de mes appareils. Avant je n’utilisais pas du tout cette fonctionnalité mais je dois dire que maintenant je ne saurais plus m’en passer ! Personnellement, je n’utilise presque plus d’agenda écrit, j’oubliais de le consulter ou de le mettre à jour. Maintenant, c’est mon téléphone qui me rappelle à l’ordre en sonnant pour me prévenir qu’il est temps de partir pour le rendez-vous suivant ou pour me rappeler que je dois mettre en ligne une photo sur instagram.
5. Utilisez la fonction « drapeau » dans votre boite mail. Mettez un drapeau (ou une alerte en fonction de votre boite mail), sur chaque mail que vous recevez qui nécessite une réponse. On revient ici au point 3, vous serez plus efficace en répondant d’un coup à 30 mails plutôt que de répondre directement dès la réception et ainsi interrompre votre travail en cours. Mettre le drapeau permet de retrouver facilement les mails auxquels vous devez répondre dans le flux de mails indésirables et du coup, de n’oublier personne !
6. Quand vous commencez une tâche, terminez là avant d’en entamer une autre!  Rien de pire que d’avoir devant soi une dizaine de choses entamées mais pas terminées. Vous aurez l’impression de ne pas arriver au bout de votre travail. Il vaut mieux avoir clôturé trois dossiers en fin de journée, plutôt qu’en avoir entamé 10 et clôturé aucuns.
7. Arrêtez de regarder votre téléphone toutes les trois secondes. Je parle pour moi ici principalement (mais surement aussi pour beaucoup d’autres), c’est une très mauvaise habitude dont j’ai du mal à me défaire, mais essayez de garder votre téléphone éloigné de vous quand vous faites une tache spécifique, surtout si elle demande de la concentration. Personnellement, j’essaie par exemple de mettre charger mon téléphone dans une autre pièce, en désactivant le wifi. Ainsi, si j’ai un coup de fil important ou un sms, je l’entends quand même, mais je ne suis pas distraite par mes notifications qui sonnent toutes les trois secondes. J’arrive à bien appliquer cela dans ma vie professionnelle, maintenant quand j’étudie j’ai encore beaucoup de mal à ne pas checker mon téléphone 100 fois par jour … Je travaille dessus promis !
8. Faites du sport ! On arrête les « non je n’ai pas le temps » ! Depuis que j’ai repris le sport de façon normale (j’allais écrire intensive mais n’exagérons rien haha), je vois la différence au niveau de mon sommeil et de mon niveau de stress. Je suis également beaucoup plus efficace qu’avant! Si comme moi vous ne savez pas faire du sport seule, allez à des cours collectif. Cela vous fixera des horaires fixes à insérer dans votre agenda, et même si vous devez vous forcer au début, vous verrez que vous ne pourrez bientôt plus vous en passer !
9. C’est bête mais … hydratez-vous, mangez et prenez une vraie pause à midi ! J’entends beaucoup de gens free-lance également ou simplement étudiant me dire « je n’ai pas eu le temps de manger aujourd’hui« , « je n’ai pas encore fait de pause« , … Oui ça m’arrive aussi, parfois on n’a pas le choix, mais si vous êtes bien organisée, vous devez pouvoir prendre votre pause à midi et le temps de manger, même si ce n’est que vingt minutes ou une demi-heure, il est important de se détacher un peu de son ordinateur ou de ses papiers pour penser à autre chose. Et puis, votre cerveau fonctionne mieux quand il est nourrit, donc vous serez d’autant plus efficace après une bonne pause midi ! Et pensez à boire, même si vous ne faites pas d’effort votre corps a besoin de son litre et demi d’eau par jour. Un corps mal hydraté est un corps fatigué et cela se ressentira sur votre travail et moral.
10. Accordez-vous des récompenses. Cela peut paraitre bête, mais ça motive! Dites vous qu’après avoir terminé telle tâche vous pourrez faire une petite pause pour manger un oeuf en chocolat, ou qu’après avoir passé tel coup de fil chiant (à la TVA par exemple haha), vous pourrez regarder une story snap d’une blogueuse que vous adorez (moi bien évidemment, hum hum), ou encore, que si vous avez accompli toutes les tâches de votre to-do list le vendredi, vous pourrez vous récompenser en faisant une petite commande sur Zara accompagné d’un verre de vin rouge (bah quoi?). C’est bête, mais ça permet de voir les choses sous un autre angle (notez que tous ces exemples ne sont pas du tout des exemple que j’applique personnellement … *wink*).

Vous l’aurez compris, l’organisation est la clé de tout. Prenez une grosse heure le dimanche pour organiser votre semaine. Oui, certes c’est chiant, mais vous pouvez gagner plusieurs heures de travail si vous êtes bien organisée et votre semaine vous semblera beaucoup moins éreintante et contraignante autant physiquement que moralement. Ces conseils peuvent paraitre bateaux pour certains, mais c’est ce que j’essaie d’appliquer dans ma vie professionnelle au quotidien donc j’avais envie de partager cela avec vous.

Si vous avez d’autres conseils à partager, n’hésitez pas à me les donner en commentaire!

Photos prises chez CUPB 28 rue du bailli à Bruxelles par Marie Fabri

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